La presente informativa descrive come vengono trattati i dati personali nell'ambito di GRADO Assistant, la piattaforma cloud destinata agli enti di formazione (gestione aziende clienti, dipendenti/discenti, corsi, docenti, iscrizioni, test, registri e attestati) operata da GRADO TECH Srls. È redatta ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), integra l'informativa generale pubblicata sul sito web GRADO Tech e si applica alla versione DEMO attualmente disponibile, i cui dati sono destinati all'uso produttivo.

Come funziona il servizio

GRADO Assistant è un software in modalità SaaS multi-tenant: l'ente di formazione (o il soggetto che gestisce il workspace) inserisce e gestisce i dati relativi alla propria attività formativa. Il ruolo di GRADO TECH Srls varia a seconda del contesto:

• Dati di aziende clienti, lavoratori e discenti (Parte A): l'ente cliente (o, ove applicabile, l'azienda cliente) è il titolare del trattamento; GRADO TECH Srls agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, limitatamente all'erogazione tecnica del servizio e all'hosting.
• Accesso ai dati da parte di GRADO Tech (Parte B): GRADO TECH Srls non accede liberamente ai contenuti caricati; l'accesso è consentito solo nei casi e con le modalità ivi descritte, incluso l'accesso operativo al tenant quando previsto da contratto.
• Dati contrattuali, account e DEMO (Parte C): per registrazione, attivazione DEMO, abbonamento, fatturazione e gestione degli account operativi, GRADO TECH Srls è titolare del trattamento.
• Servizio gestito / a ticket (Parte B e Parte E): ove l'ente o l'azienda stipuli con GRADO TECH Srls un contratto o accordo documentato (non verbale) per la gestione operativa della formazione (es. e-learning per le proprie aziende clienti), GRADO TECH Srls può accedere al relativo workspace e trattare i dati nei limiti dell'incarico, anche tramite piattaforme e-learning quali GRADO Academy o, in via transitoria, Soluzione FAD.

Parte A — Dati inseriti dall'ente / dalle aziende clienti

Questa sezione si applica ai dati personali che l'ente di formazione (o un soggetto da esso autorizzato) inserisce, carica o genera su GRADO Assistant in relazione alle aziende clienti, ai lavoratori/discenti, ai corsi e alla documentazione formativa. Tali dati restano sotto il controllo e la responsabilità del titolare; GRADO TECH Srls si limita a ospitarli, conservarli e renderli disponibili secondo il contratto e le istruzioni ricevute.

Ruoli nel trattamento

Per i dati descritti in questa Parte A:

• il titolare del trattamento è, di regola, l'ente di formazione che gestisce il workspace (o, ove diverso, l'azienda cliente o altro soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento);
• GRADO TECH Srls (sede legale Corso Umberto I, 7 — 66050 San Salvo (CH), P.IVA IT02868240694) agisce come responsabile del trattamento, sulla base del contratto di servizio / attivazione DEMO e dell'accordo ex art. 28 GDPR, per ospitare, conservare, organizzare tecnicamente e rendere disponibili i dati sulla piattaforma; ove sia stipulato un contratto o accordo documentato di gestione operativa (es. servizio a ticket), GRADO TECH Srls può inoltre trattare i dati del tenant in qualità di operatore incaricato, nei soli limiti dell'incarico;
• eventuali partner, docenti esterni o altri soggetti autorizzati dall'ente possono agire come titolari autonomi, responsabili o incaricati del titolare: GRADO TECH Srls non ne determina le finalità, salvo quanto espressamente previsto dal contratto di gestione operativa.

Il titolare è tenuto a fornire agli interessati un'informativa privacy conforme al GDPR (artt. 13–14) e a disporre di un valido fondamento giuridico per ogni trattamento, inclusi quelli relativi alla formazione obbligatoria e alla documentazione prevista dalla normativa applicabile (es. D.Lgs. 81/2008 e Accordo Stato-Regioni, ove rilevanti).

Categorie di dati trattati sulla piattaforma

A seconda delle funzionalità attivate, sulla piattaforma possono essere trattati, tra gli altri, i seguenti dati inseriti o generati dal titolare:

• Dati di aziende clienti: ragione sociale, partita IVA, codice ATECO, sedi, indirizzi, recapiti, referenti, logo e documentazione correlata.
• Dati di lavoratori / discenti: nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, residenza, mansione, email, telefono, date di assunzione/cessazione, sede di appartenenza e allegati.
• Documenti di identità e firme: tipo, numero, scadenza e copie digitali dei documenti caricati in fase di iscrizione o gestione anagrafica; eventuali firme elettroniche/grafiche raccolte nei moduli della piattaforma.
• Iscrizioni, corsi e docenti: corsi, edizioni, docenti, operatori, calendario, iscrizioni online, sedi formative e metadati di partecipazione.
• Test, esiti e autodichiarazioni: risposte ai test di verifica, esiti, eventuali autodichiarazioni e documenti allegati dal partecipante.
• Registri, attestati e fascicoli: registri di presenza, attestati PDF, fascicoli di attività, modulistica generata e allegati formativi.
• Customer satisfaction: risposte a questionari di gradimento e feedback relativi ai corsi erogati.
• Utenti della piattaforma (operatori dell'ente, docenti, amministratori): credenziali di accesso, ruoli, permessi, log di autenticazione.
• Log tecnici e di audit: registri delle operazioni, tracciamento modifiche, indirizzi IP e dati tecnici necessari alla sicurezza e al funzionamento del servizio (inclusi i flussi pubblici di iscrizione/test, ove applicabili).

Finalità del trattamento (per conto del titolare)

GRADO TECH Srls tratta i dati di cui alla Parte A esclusivamente per conto del titolare e limitatamente alle seguenti finalità tecniche:

• erogazione, hosting e manutenzione della piattaforma GRADO Assistant e delle sue funzionalità (anagrafiche, iscrizioni, corsi, test, registri, attestati, report, notifiche, ecc.), anche in ambiente DEMO;
• esecuzione delle istruzioni documentate del titolare, inclusa conservazione, backup, ripristino e cancellazione dei dati secondo quanto concordato;
• sicurezza informatica, prevenzione abusi, continuità operativa e adempimento di obblighi di legge applicabili al responsabile;
• assistenza tecnica nei limiti di cui alla Parte B. GRADO TECH Srls non utilizza i dati delle aziende clienti / enti per proprie finalità di marketing, profilazione commerciale, rivendita o analisi indipendenti non strettamente necessarie all'erogazione del servizio.

Base giuridica

La base giuridica del trattamento da parte del titolare è determinata dal titolare stesso. Il trattamento da parte di GRADO TECH Srls come responsabile si fonda sull'esecuzione del contratto di servizio / attivazione DEMO e sull'accordo ex art. 28 GDPR (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR), nonché, ove necessario, sul legittimo interesse alla sicurezza della piattaforma (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR) e sul adempimento di obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).

Conservazione

I tempi di conservazione dei dati di cui alla Parte A sono determinati dal titolare, nel rispetto della normativa applicabile (inclusi gli obblighi relativi alla documentazione formativa obbligatoria). Poiché i dati inseriti in DEMO sono destinati all'uso produttivo, essi vengono conservati per la durata del rapporto e, successivamente, secondo le istruzioni del titolare e gli obblighi di legge; al termine del rapporto i dati vengono restituiti o cancellati secondo quanto previsto dal contratto e dall'accordo art. 28, salvo diversa istruzione documentata o obblighi di conservazione legali.

Parte B — Accesso ai dati da parte di GRADO TECH Srls

GRADO TECH Srls non accede, consulta o utilizza liberamente i contenuti inseriti su GRADO Assistant in assenza di una base lecita e documentata. L'accesso del personale autorizzato al tenant / spazio di lavoro è consentito solo nei seguenti casi:

• Delega o autorizzazione esplicita del titolare: su richiesta scritta, email, ticket o altra comunicazione ufficiale documentabile; le autorizzazioni verbali non sono sufficienti per l'accesso operativo continuativo al tenant;
• Assistenza tecnica strettamente necessaria: interventi limitati al tempo e alla portata indispensabili per diagnosticare malfunzionamenti, configurare la DEMO, ripristinare il servizio o rispondere a segnalazioni;
• Obblighi di legge: ordini dell'autorità giudiziaria o obblighi legali inderogabili, con informazione al titolare ove consentito;
• Sicurezza della piattaforma: monitoraggio aggregato o su metadati tecnici senza finalità di consultazione del contenuto sostanziale, salvo quanto strettamente necessario per gestire incidenti di sicurezza;
• Contratto o accordo documentato di gestione operativa: quando GRADO TECH Srls è incaricata, con contratto o accordo scritto (non verbale), di svolgere funzioni di operatore sul tenant — ad esempio gestione a ticket della formazione e-learning delle aziende del cliente — l'accesso e il trattamento sono ammessi nei limiti dell'incarico e della durata pattuita.

Ogni accesso è limitato al personale autorizzato, soggetto a riservatezza, tracciato ove tecnicamente possibile e circoscritto alla durata dell'intervento o dell'incarico. GRADO TECH Srls non vende i dati e non li cede a terzi per finalità proprie di marketing o profilazione.

Servizio gestito e piattaforme e-learning

Nell'ambito di un contratto o accordo documentato, GRADO TECH Srls può gestire per conto del cliente la formazione delle aziende a esso collegate, con modalità a ticket o altro schema operativo concordato. I relativi dati possono essere trattati e ospitati sulle piattaforme e-learning di GRADO TECH Srls, in particolare GRADO Academy e, in via transitoria, Soluzione FAD. L'accesso al tenant Assistant e alle piattaforme e-learning collegate è sempre subordinato a documentazione scritta dell'incarico e ai limiti ivi previsti.

Registrazione degli accessi

La piattaforma registra le operazioni rilevanti (log di audit, accessi utente, modifiche) per consentire al titolare il controllo sulle attività. I log di assistenza tecnica e di gestione operativa sono conservati per il tempo necessario al rapporto contrattuale/DEMO, alla sicurezza e alla tracciabilità, di norma non oltre 12 mesi salvo contestazioni o obblighi di legge.

Parte C — Dati per cui GRADO TECH Srls è titolare

Questa sezione si applica ai dati personali raccolti direttamente da GRADO TECH Srls in relazione alla registrazione, alla DEMO, all'abbonamento, alla fatturazione, alle comunicazioni commerciali e contrattuali e alla gestione degli account amministrativi della piattaforma.

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento per i dati di cui alla Parte C è GRADO TECH Srls, sede legale Corso Umberto I, 7 — 66050 San Salvo (CH), Italia. P.IVA IT02868240694. Email: info@gradotech.it — Tel. +39 378 421 3717.

Categorie di dati

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email, telefono, ragione sociale, P.IVA dell'ente o azienda richiedente.
• Dati di attivazione DEMO e contrattuali: richieste di prova, piano/abbonamento, pagamenti, fatture, storico ordini e condizioni di attivazione.
• Credenziali e accesso: username, password (in hash irreversibile), ruoli, eventuali flag DEMO e log di accesso.
• Comunicazioni: richieste di informazioni, assistenza commerciale, supporto e newsletter ove sottoscritte.

Finalità

• Gestione della registrazione, della DEMO e del rapporto contrattuale.
• Fatturazione, incasso e adempimenti fiscali e amministrativi, ove applicabili.
• Comunicazioni di servizio, aggiornamenti sulla piattaforma e, previo consenso ove richiesto, comunicazioni commerciali.
• Sicurezza, prevenzione frodi e gestione di reclami o contenziosi.

Base giuridica

Esecuzione del contratto o misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR); adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR); legittimo interesse alla sicurezza e gestione del rapporto (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR); consenso per attività di marketing facoltative (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR), revocabile in qualsiasi momento.

Parte D — Diritti degli interessati

I dati di lavoratori, discenti e altri soggetti inseriti dall'ente su GRADO Assistant sono trattati dal titolare del trattamento (l'ente o il soggetto che gestisce il workspace). Di conseguenza:

• gli interessati devono esercitare i diritti ex artt. 15–22 GDPR prevalentemente nei confronti del titolare indicato nella relativa informativa;
• possono scrivere a info@gradotech.it per richieste relative ai dati ospitati sulla piattaforma: GRADO TECH Srls, in qualità di responsabile, inoltrerà la richiesta al titolare o risponderà nei limiti del proprio ruolo;
• resta sempre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Il titolare è responsabile di rendere disponibile agli interessati un'informativa privacy completa e aggiornata sul trattamento effettuato tramite GRADO Assistant.

Parte E — DEMO, e-learning e sub-responsabili

Natura DEMO del servizio

GRADO Assistant è attualmente offerto in versione DEMO. Ciò comporta, in particolare, che: (i) funzionalità, interfacce e configurazioni possono ancora evolvere; (ii) l'ambiente DEMO può essere aggiornato o migrato verso la produzione senza interrompere la continuità dei dati del titolare; (iii) i dati inseriti sono destinati all'uso produttivo e vanno quindi trattati dal titolare come dati reali (leciti, pertinenti e non eccedenti); (iv) eventuali istanze white-label o partner possono avere informative proprie. La presente informativa copre il prodotto GRADO Assistant erogato da GRADO TECH Srls.

Erogazione e-learning collegata

Quando il servizio gestito include formazione a distanza, i dati necessari all'erogazione dei corsi possono essere trattati sulle piattaforme e-learning utilizzate da GRADO TECH Srls. La piattaforma di riferimento è GRADO Academy (informativa dedicata disponibile sul sito GRADO Tech). In via transitoria, può essere utilizzata anche la piattaforma Soluzione FAD, finché non sia completata la migrazione o l'integrazione verso GRADO Academy. L'uso di tali ambienti avviene solo nei limiti del contratto o accordo documentato con il cliente e delle finalità formative ivi previste.

Soluzione FAD — fornitore / sub-responsabile (uso transitorio)

Per l'uso transitorio della piattaforma e-learning Soluzione FAD, Soluzione FAD S.r.l. (Via Caduti di Nassiriya, 158/D — 75100 Matera (MT), Italia — P.IVA 01408710778 — Privacy Soluzione FAD) opera quale fornitore tecnico / sub-responsabile del trattamento nominato da GRADO TECH Srls per l'hosting e l'erogazione tecnica dei corsi, nei limiti strettamente necessari e secondo gli accordi applicabili. Soluzione FAD S.r.l. non è titolare dei dati del cliente e non determina le finalità del trattamento. Terminato l'uso transitorio e migrati i trattamenti su GRADO Academy, tale coinvolgimento cessa per i nuovi trattamenti, salvo diverso accordo scritto.

Sub-responsabili e destinatari

I dati possono essere trattati da fornitori nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento, vincolati da accordi ex art. 28 GDPR o da garanzie contrattuali equivalenti ove applicabili, tra cui: Aruba S.p.A. (Via San Clemente 53, 24036 Ponte San Pietro (BG), Italia — P.IVA 01573850516), quale fornitore dei servizi infrastrutturali connessi alla piattaforma — GDPR Aruba, Informativa privacy Aruba; in via transitoria, ove utilizzata, Soluzione FAD S.r.l. (P.IVA 01408710778) quale fornitore/sub-responsabile della piattaforma e-learning — Privacy Soluzione FAD; servizi di posta elettronica; eventuali canali di notifica operativa attivati per avvisi di servizio, nei limiti strettamente necessari; consulenti professionali o autorità nei casi previsti dalla legge. L'elenco aggiornato dei sub-responsabili rilevanti è disponibile su richiesta a info@gradotech.it o allegato al contratto.

Trasferimenti extra-UE

I dati sono trattati prioritariamente all'interno dello Spazio Economico Europeo, anche tramite Aruba S.p.A. (Italia). Maggiori informazioni: aruba.it/gdpr. Eventuali trasferimenti verso Paesi terzi avvengono solo in presenza di garanzie adeguate previste dal GDPR (decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard o altri strumenti leciti).

Misure di sicurezza

GRADO TECH Srls adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati trattati su GRADO Assistant: segregazione multi-tenant, crittografia delle comunicazioni (TLS), hash irreversibile delle password, controllo degli accessi basato su ruoli, timeout di sessione, backup, monitoraggio e conformità agli standard ISO/IEC 27001:2024. In caso di violazione dei dati personali che interessi dati trattati per conto del titolare, GRADO TECH Srls informerà il titolare senza ingiustificato ritardo, come previsto dall'art. 33 GDPR e dal contratto.

Responsabilità e obblighi del titolare

Il titolare garantisce che i dati inseriti su GRADO Assistant siano leciti, pertinenti, esatti e non eccedenti; che disponga dei diritti e delle autorizzazioni necessarie; e che configuri correttamente ruoli e permessi. Poiché i dati della DEMO sono destinati all'uso produttivo, il titolare deve inserire solo informazioni idonee a un trattamento operativo reale. GRADO TECH Srls non è responsabile delle decisioni organizzative o formative del titolare, della correttezza sostanziale o giuridica dei contenuti inseriti, né dell'informativa privacy che il titolare deve fornire agli interessati. La presente informativa non costituisce consulenza legale.

Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, contrattuali, al servizio o al passaggio dalla DEMO alla produzione. Eventuali modifiche saranno pubblicate su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento.